Bilgiyi aramak için uzaklara gitmeye gerek yok, kendi şirketimiz bilginin merkezidir.

Enformasyon çağı, bilgi çağı sözleri konferanslarda, kitaplarda söylene dursun, pek çok şirket hala alaturka yöntemlerle yönetilmeye devam etmektedir. Bilgi, gerçekten rekabet avantajı sağlayan belki de en önemli kaynaktır. İngiltere’nin bir dünya imparatorluğuna dönüşmesi tesadüf değildi. Dünyanın ilk kayıt sistemleri İngiltere’de gelişmiştir. Örneğin, Lloyds Register 1700’lerde devreye girmiştir. 1700’lü yıllardaki bir şirketin kayıtlarını inceleyecek olsanız, bugün bu kayıtlara eri­şebilirsiniz. İngiltere’nin bilgiyi rekabet üstünlüğü olarak kullanmasına bir örnek de denizciliktedir. Okyanusun ortasında bir yerde, kritik sorulardan bir tanesi; “Neredeyiz ve hangi rotada gideceğiz?” sorusudur. Neredeyiz sorusunun cevabı, bugün GPS denilen küresel konumlama sistemleriyle verilebiliyor. Ancak GPS’ten önce elimizdeki tek teknoloji, kronometreydi. Hala hazırda pek çok gemide kronometreler, yıldızların hareketlerine göre yeri tayin etmek için kullanılır. Kronometre tesadüf sonucu bulunmuş bir cihaz değildir. İngiliz hükümeti, kusursuz kronometrelerin icadı için birkaç yüzyıl önce ödüller koymuştur. İngiltere’nin denizler üzerinden yaptıkları fetihlerle “üzerinde güneş batmayan im­paratorluk” unvanını almasının arkasındaki sebeplerden biri de kronometrelerdir. İkinci Dünya Savaşı’nda Amerika’ya deniz savaşlarında üstünlük sağlayan şey yine kapasitesi üç katına çıkarılan bir kronometre fabrikası olmuştur. Bizden bir örnek vermek gerekirse; Fatih Sultan Mehmet, Bizans surlarının saldırı noktasından uzaklığını ölçtürmüş ve bu uzaklıktan etkili olabilecek topları yaptırmıştır.

Veriden know-how’a

Üstünden yüzyıllar geçmesine ve bütün değişim çığlıklarına rağmen formülde bir değişiklik yok; ister ülke olsun, ister organizasyon olsun, rekabet üstünlüğü sağlamanın yolu bilgiden geçmektedir. Basit bir sınıflama yapacak olursak veri, enformasyonu oluşturan yapı taşıdır. İsimler, sayılar ve bazen sıfatlar. Enformasyon, belirli bir bağlama konmuş verilerdir. Bilgi ise özel bir sorunun cevabıdır, enformasyonun bir üst formudur. İstanbul’un nüfusunun 7 milyon olması bir veridir. Bunların 3 milyonun yetişkin ve günlük en az 1 milyon TL’lik harcama yaptığının bilinmesi bir enformasyondur. Bu üç milyon kişiden, sadece bizim gömleklerimizi satın almak isteyecek 3 bin kişinin adresi ise bilgidir. Bu sonuncuya sahip olmak bize para kazandırır. İşletmelere para kazandıran ya da amaçlarına ulaştıran bilgi pek çok örnekte “know-how” ya da Türkçe karşılığıyla “teknik bilgi birikimi”dir.

Üstünlük sağlayan bilgiler

Pizza Hut ya da Domino’s Pizza’dan pizza sipariş edeceğiniz za­man isminiz veri bankasına kaydedilir. İsminizle birlikte adresiniz, ne tür pizza yediğiniz, ne büyüklükte pizza siparişi verdiğiniz de kaydedilir. Bu sayede bu pizzacılardan herhangi biri, hiç hatasız ve sizin zamanınızı hiç almadan siparişinizi alabilirler. Size her seferinde doğru pizza getiren ve az uğraştıran pizzacıyı mı tercih edersiniz yoksa, her seferinde sizden adres bilgileri alan, geç kalan ve üstelik yanlış pizza getiren pizzacıyı mı?

Federal Express ile size bir paket geleceği zaman, paket yola çıktığı andan itibaren paketin nerede olduğunu internetteki web sitesinden izleyebilirsiniz. Paket uçakta mı, kamyonda mı; ya da dağıtım noktasında mı? Bütün bunları izlemeniz mümkündür.

Milyonlarca ya da yüz binlerce müşterisi ol an kuruluşlar, bankalar, cep telefonu servis sağlayıcıları gibi kuruluşlar için müşterilerinin kim olduğunu bilmek kritiktir. Müşterinin kim olduğunu bilmek demek, müşterinin ismini bilmekten öte, müşterinin zevklerini, satın alma alışkanlıkları, ödeme sıklık ve şekillerini bilmek demektir. Bu ölçüde ya da daha iyi ölçülerde tanınan bir müşteriye yeni ürünler ve hizmetler sunabilmek, onun bütçesinden daha fazla pay alabilmek ya da müşteriyi harekete geçirebilmek mümkündür. Sahip olduğu ve olmadığı müşteri dilimlerini tanımayan (bu konuda açık ve net bilgilere sahip olmayan) şirketler, kaynaklarını tahsis ederken hatalı davranabilirler.

Organizasyonların işi, amaçlara ulaşmak için kaynakları tahsis etmek ve eylem yapmak üzere karar almaktır. Doğru kararlar ise, gerçeği yansıtan bilgilere dayalı alınabilir.

Dünya kalitesinde bilgi yönetimi

Bir organizasyonda dünya kalitesinde bilgi yönetimi, ciddi bütçeler, danışmanlık ve sistem geliştirme ister. Bilgi yönetimi konusunda, şu anda dünyada geçerlilik kazanan metodoloji “Faaliyet Tabanlı Yönetim” (Activity Based Management) metodolojisidir. Faaliyet Tabanlı Yönetim metodolojisi, yapılan ve yapılmayan faaliyetlerin mali ve mali olmayan etkileri üzerine bilgi üretir. Dünya kalitesinde bir yönetim metodolojisi olan Faaliyet Tabanlı Yönetim’e geçebilmek için danışmanlığa ihtiyaç duyulur.

Türkiye’de her organizasyon bütçe ve zaman ayırarak bilgi yönetimi sistemi kuramayabilir. Kaldı ki kurulan bilgi yönetimi sistemleri de her zaman rekabet üstünlüğü sağlayacak bilgileri sağlamada başarılı olmayabilir.

Türkiye’de biraz daha pratik bilgi yönetimi sistemlerine ihtiyaç var. Dünya kalitesinde olmasa da, kullanılabilir, kurulabilir ve basit sistemlere ihtiyacımız var. Aşağıda bu tür bir sistemin bacaklarını oluşturabilecek konu ve olgular ele alınıyor.

Pareto Kanunu

Belirli bir kararı almak için ihtiyaç duyulan bütün bilgilere sahip olamayabilirsiniz. Ancak iş dünyasında kritik öneme sahip bir kural vardır: Pareto Kanunu. Pareto Kanu’na göre, girdi ya da nedenlerin %20’si sonuçların % 80’ini yaratır. Diğer bir deyişle gider kalemlerinin %20’si, giderler toplamının %80’ini oluşturur. Müşterilerin %20’si, gelirlerin %80’ini sağlar. Pareto Kanunu, geçmişten gelen sayısız işletmenin verilen üzerinde araştırılmış ve geçerli bulunmuştur. Bazı işletmelerde kanun 20-80 yerine 30-70 olarak da işleyebilir. Pareto Kanunu’nun bilgi yönetimiyle ilişkisi, etkili olan azınlığın teşhisi üzerinedir. Her organizasyon, faaliyetlerinin yayıldığı alanlarda etkili kalem, faaliyet ve olguları bilecek olursa daha süratli ve doğru kararlar alabilir. Örneğin, tasarruf yapılacaksa, bütün kalemlerden tasarruf yerine, sadece etkili kalemlerde yapılacak tasarruf daha anlamlı olabilir. Ya da bütün müşterilere yüklenmek yerine, etkili müşterilerimizin üstünde daha çok durmak daha verimli olabilir.

Rakiplerin ne yapmadığını bilmek  

Rekabet üstünlüğü sağlamanın yollarından bir tanesi de rakiplerin yapmadığını yapmaktır. Bu sözü ters anlamamak gerekir. Rakiplerin  yapmadığını yapmak, rakiplerin yapamadığını yapmaktan farklıdır. Rakipler hangi alandan çekiliyorsa ya da hangi alana girmiyorsa ve bizde bilgi olarak bu alanların tanımları mevcutsa, bu ciddi bir rekabet üstünlüğü sağlayabilir. Bütün berber ve kuaför dükkanları birbirine benzerler. Bazıları biraz daha lükstür ama sonuçta berber ya da kuaför dükkanıdırlar. 2000 yılında İstanbul Kızıltoprak’ta açılan bir berber dükkanı, rakiplerin girmediği bir alana girmiş. Söz konusu berber dükkanı sadece çocukların saçlarını kesiyor. Berber dükkanının içinde oyuncaklar, oyun parkları bulunuyor. Sonuç; çeşitli televizyon kanallarının ana haber bültenlerine kadar taşınan bir başarı hikayesi.

Bilgisayar endüstrisinde bütün büyük markalar, dünya trendine uygun olarak perakende müşterilere ulaşırken ve aracılardan vazgeçerken, sadece Datateknik böyle yapmamıştır. Datateknik, Türk halkının cemaat tipi ilişkileri sevdiğini, tanıdıklardan alışveriş yapmayı sevdiği konusunda bilgiye sahip olarak, aracıları ortadan kaldırmak yerine aracılara dayalı dağıtım örgütünü pekiştirmiştir ve 2000 yılının ilk altı ayında Türkiye’nin en çok bilgisayar satan şirketi olmuştur.

Ne bildiğini bilmemek

Şu an internet servis sağlayıcıları, katma değeri düşük bir alanda rekabet ederken, birbirlerinin az farklı kopyaları durumundadır. Halbuki hepsi nasıl farklılaşarak birbirlerine üstünlük sağlayabileceklerini biliyorlar, ancak bildiklerini bilmiyorlar. Bilgiyle ilgili en büyük ikilemden biridir bu. Bilmediğinizi bilmediğinizden, onunla ilgili soru da soramazsınız. Belki de sorulacak sorunun cevabını da biliyorsunuzdur, ancak bilmediğiniz şeyi net olarak bilmediğiniz için soru dahi soramazsınız.

Basit bilgi sistemi: ISO 9000

Her organizasyonun en çok ihtiyaç duyduğu bilgilerden biri, hali hazırda mevcut işlerini nasıl yaptığıdır. ISO 9000 belgeleme sistemi, bir organizasyonun işlerini nasıl yaptığı hakkında bir tür bilgi sistemidir. Bir organizasyonun işlerini nasıl yaptığım bilmesi kritiktir. Aynı işlerin standart şekilde tek­rarlanabilmesi için işlerin nasıl yapıldığının bilinmesi gerekir. McDonald’s gibi zincir girişimciliği örneklerinde, işlerin nasıl yapıldığı çok daha ayrıntılı bilinir. Dünya çapında standart ürünler ortaya koyabilen bir marka olabilmek için bütün parçaları ve süreç­leri çok ayrıntılı tanımlamak gerekiyor. Aslında değişim ve iyileştirmenin başında da ölçme vardır. Son 20 yılın sloganı haline gelen; “Ölçmediğini iyileştiremezsin” sözüdür. Bu söz aslında ölçülen şe­yin iyileştirilerek orada kalacağı varsayımını da içeriyor, belki de daha uygun bir söz; “Ölçmediğini değiştiremezsin.”

Finans yönetimi

Finans yönetimi alanı, işletmelerin işle ilgili bilgilerini değil (işi finans olanlar hariç), ama yaşamsal bilgilerinin yönetildiği yerdir. Bugün Türkiye’de pek çok şirketin krize girme nedeni, finans yönetimindeki başarısızlığıdır. Finans yönetimindeki başarısızlık, bazen nakit akışıyla ilgili olur, bazen katlanılan finans maliyetleriyle ilgili olur.

Bütün bunlarla birlikte, bugün rekabet üstünlüğü açısından bilgi yönetimi, işletmelerin gelişmek zorunda olduğu; akıl, çaba, kaynak ve zaman harcaması gereken kritik bir alana dönüşmüştür.

Kaynak : Melih ARAT, Önce Kalite Dergisi,Sayı 37,Mayıs-Haziran 2000, 5mworld online dergi