|
Bilgiyi
aramak için uzaklara gitmeye gerek yok, kendi şirketimiz bilginin
merkezidir.
Enformasyon çağı, bilgi çağı sözleri
konferanslarda, kitaplarda söylene dursun, pek çok şirket hala alaturka yöntemlerle
yönetilmeye devam etmektedir. Bilgi, gerçekten rekabet avantajı sağlayan belki de en
önemli kaynaktır. İngiltere’nin bir dünya imparatorluğuna dönüşmesi tesadüf
değildi. Dünyanın ilk kayıt sistemleri İngiltere’de gelişmiştir. Örneğin,
Lloyds Register 1700’lerde devreye girmiştir. 1700’lü yıllardaki bir şirketin
kayıtlarını inceleyecek olsanız, bugün bu kayıtlara erişebilirsiniz.
İngiltere’nin bilgiyi rekabet üstünlüğü olarak kullanmasına bir örnek de
denizciliktedir. Okyanusun ortasında bir yerde, kritik sorulardan bir tanesi;
“Neredeyiz ve hangi rotada gideceğiz?” sorusudur. Neredeyiz sorusunun cevabı, bugün
GPS denilen küresel konumlama sistemleriyle verilebiliyor. Ancak GPS’ten önce
elimizdeki tek teknoloji, kronometreydi. Hala hazırda pek çok gemide kronometreler,
yıldızların hareketlerine göre yeri tayin etmek için kullanılır. Kronometre tesadüf sonucu bulunmuş bir cihaz değildir.
İngiliz hükümeti, kusursuz kronometrelerin icadı için birkaç yüzyıl önce
ödüller koymuştur. İngiltere’nin denizler üzerinden yaptıkları fetihlerle
“üzerinde güneş batmayan imparatorluk” unvanını almasının arkasındaki
sebeplerden biri de kronometrelerdir. İkinci Dünya Savaşı’nda Amerika’ya deniz
savaşlarında üstünlük sağlayan şey yine kapasitesi üç katına çıkarılan bir
kronometre fabrikası olmuştur. Bizden bir örnek vermek gerekirse; Fatih Sultan Mehmet,
Bizans surlarının saldırı noktasından uzaklığını ölçtürmüş ve bu uzaklıktan
etkili olabilecek topları yaptırmıştır.
Veriden know-how’a
Üstünden
yüzyıllar geçmesine ve bütün değişim çığlıklarına rağmen formülde bir
değişiklik yok; ister ülke olsun, ister organizasyon olsun, rekabet üstünlüğü
sağlamanın yolu bilgiden geçmektedir. Basit bir sınıflama yapacak olursak veri,
enformasyonu oluşturan yapı taşıdır. İsimler, sayılar ve bazen sıfatlar.
Enformasyon, belirli bir bağlama konmuş verilerdir. Bilgi ise özel bir sorunun
cevabıdır, enformasyonun bir üst formudur. İstanbul’un nüfusunun 7 milyon olması
bir veridir. Bunların 3 milyonun yetişkin ve günlük en az 1 milyon TL’lik harcama
yaptığının bilinmesi bir enformasyondur. Bu üç milyon kişiden, sadece bizim
gömleklerimizi satın almak isteyecek 3 bin kişinin adresi ise bilgidir. Bu sonuncuya
sahip olmak bize para kazandırır. İşletmelere para kazandıran ya da amaçlarına
ulaştıran bilgi pek çok örnekte “know-how” ya da Türkçe karşılığıyla
“teknik bilgi birikimi”dir.
Üstünlük sağlayan bilgiler
Pizza
Hut ya da Domino’s Pizza’dan pizza sipariş edeceğiniz zaman isminiz veri
bankasına kaydedilir. İsminizle birlikte adresiniz, ne tür pizza yediğiniz, ne
büyüklükte pizza siparişi verdiğiniz de kaydedilir. Bu sayede bu pizzacılardan
herhangi biri, hiç hatasız ve sizin zamanınızı hiç almadan siparişinizi
alabilirler. Size her seferinde doğru pizza getiren ve az uğraştıran pizzacıyı mı
tercih edersiniz yoksa, her seferinde sizden adres bilgileri alan, geç kalan ve üstelik
yanlış pizza getiren pizzacıyı mı?
Federal
Express ile size bir paket geleceği zaman, paket yola çıktığı andan itibaren paketin
nerede olduğunu internetteki web sitesinden izleyebilirsiniz. Paket uçakta mı, kamyonda
mı; ya da dağıtım noktasında mı? Bütün bunları izlemeniz mümkündür.
Milyonlarca
ya da yüz binlerce müşterisi ol an kuruluşlar, bankalar, cep telefonu servis
sağlayıcıları gibi kuruluşlar için müşterilerinin kim olduğunu bilmek kritiktir.
Müşterinin kim olduğunu bilmek demek, müşterinin ismini bilmekten öte, müşterinin
zevklerini, satın alma alışkanlıkları, ödeme sıklık ve şekillerini bilmek
demektir. Bu ölçüde ya da daha iyi ölçülerde tanınan bir müşteriye yeni ürünler
ve hizmetler sunabilmek, onun bütçesinden daha fazla pay alabilmek ya da müşteriyi
harekete geçirebilmek mümkündür. Sahip olduğu ve olmadığı müşteri dilimlerini
tanımayan (bu konuda açık ve net bilgilere sahip olmayan) şirketler, kaynaklarını
tahsis ederken hatalı davranabilirler.
Organizasyonların
işi, amaçlara ulaşmak için kaynakları tahsis etmek ve eylem yapmak üzere karar
almaktır. Doğru kararlar ise, gerçeği yansıtan bilgilere dayalı alınabilir.
Dünya kalitesinde bilgi yönetimi
Bir
organizasyonda dünya kalitesinde bilgi yönetimi, ciddi bütçeler, danışmanlık ve
sistem geliştirme ister. Bilgi yönetimi konusunda, şu anda dünyada geçerlilik kazanan
metodoloji “Faaliyet Tabanlı Yönetim” (Activity Based Management) metodolojisidir.
Faaliyet Tabanlı Yönetim metodolojisi, yapılan ve yapılmayan faaliyetlerin mali ve
mali olmayan etkileri üzerine bilgi üretir. Dünya kalitesinde bir yönetim metodolojisi
olan Faaliyet Tabanlı Yönetim’e geçebilmek için danışmanlığa ihtiyaç duyulur.
Türkiye’de
her organizasyon bütçe ve zaman ayırarak bilgi yönetimi sistemi kuramayabilir. Kaldı
ki kurulan bilgi yönetimi sistemleri de her zaman rekabet üstünlüğü sağlayacak
bilgileri sağlamada başarılı olmayabilir.
Türkiye’de
biraz daha pratik bilgi yönetimi sistemlerine ihtiyaç var. Dünya kalitesinde olmasa da,
kullanılabilir, kurulabilir ve basit sistemlere ihtiyacımız var. Aşağıda bu tür bir
sistemin bacaklarını oluşturabilecek konu ve olgular ele alınıyor.
Pareto Kanunu
Belirli
bir kararı almak için ihtiyaç duyulan bütün bilgilere sahip olamayabilirsiniz. Ancak
iş dünyasında kritik öneme sahip bir kural vardır: Pareto Kanunu. Pareto Kanu’na
göre, girdi ya da nedenlerin %20’si sonuçların % 80’ini yaratır. Diğer bir
deyişle gider kalemlerinin %20’si, giderler toplamının %80’ini oluşturur.
Müşterilerin %20’si, gelirlerin %80’ini sağlar. Pareto Kanunu, geçmişten gelen
sayısız işletmenin verilen üzerinde araştırılmış ve geçerli bulunmuştur. Bazı
işletmelerde kanun 20-80 yerine 30-70 olarak da işleyebilir. Pareto Kanunu’nun bilgi
yönetimiyle ilişkisi, etkili olan azınlığın teşhisi üzerinedir. Her organizasyon,
faaliyetlerinin yayıldığı alanlarda etkili kalem, faaliyet ve olguları bilecek olursa
daha süratli ve doğru kararlar alabilir. Örneğin, tasarruf yapılacaksa, bütün
kalemlerden tasarruf yerine, sadece etkili kalemlerde yapılacak tasarruf daha anlamlı
olabilir. Ya da bütün müşterilere yüklenmek yerine, etkili müşterilerimizin
üstünde daha çok durmak daha verimli olabilir.
Rakiplerin
ne yapmadığını bilmek
Rekabet üstünlüğü sağlamanın
yollarından bir tanesi de rakiplerin yapmadığını yapmaktır. Bu sözü ters anlamamak
gerekir. Rakiplerin yapmadığını yapmak, rakiplerin yapamadığını
yapmaktan farklıdır. Rakipler hangi alandan çekiliyorsa ya da hangi alana girmiyorsa ve
bizde bilgi olarak bu alanların tanımları mevcutsa, bu ciddi bir rekabet üstünlüğü
sağlayabilir. Bütün berber ve kuaför dükkanları birbirine benzerler. Bazıları
biraz daha lükstür ama sonuçta berber ya da kuaför dükkanıdırlar. 2000 yılında
İstanbul Kızıltoprak’ta açılan bir berber dükkanı, rakiplerin girmediği bir
alana girmiş. Söz konusu berber dükkanı sadece çocukların saçlarını kesiyor.
Berber dükkanının içinde oyuncaklar, oyun parkları bulunuyor. Sonuç; çeşitli
televizyon kanallarının ana haber bültenlerine kadar taşınan bir başarı hikayesi.
Bilgisayar endüstrisinde
bütün büyük markalar, dünya trendine uygun olarak perakende müşterilere
ulaşırken ve aracılardan vazgeçerken, sadece Datateknik böyle yapmamıştır.
Datateknik, Türk halkının cemaat tipi ilişkileri sevdiğini, tanıdıklardan
alışveriş yapmayı sevdiği konusunda bilgiye sahip olarak, aracıları ortadan
kaldırmak yerine aracılara dayalı dağıtım örgütünü pekiştirmiştir ve 2000
yılının ilk altı ayında Türkiye’nin en çok bilgisayar satan şirketi olmuştur.
Ne bildiğini bilmemek
Şu
an internet servis sağlayıcıları, katma değeri düşük bir alanda rekabet ederken,
birbirlerinin az farklı kopyaları durumundadır. Halbuki hepsi nasıl farklılaşarak
birbirlerine üstünlük sağlayabileceklerini biliyorlar, ancak bildiklerini bilmiyorlar.
Bilgiyle ilgili en büyük ikilemden biridir bu. Bilmediğinizi bilmediğinizden, onunla
ilgili soru da soramazsınız. Belki de sorulacak sorunun cevabını da biliyorsunuzdur,
ancak bilmediğiniz şeyi net olarak bilmediğiniz için soru dahi soramazsınız.
Basit bilgi sistemi: ISO 9000
Her
organizasyonun en çok ihtiyaç duyduğu bilgilerden biri, hali hazırda mevcut işlerini
nasıl yaptığıdır. ISO 9000 belgeleme sistemi, bir organizasyonun işlerini nasıl
yaptığı hakkında bir tür bilgi sistemidir. Bir organizasyonun işlerini nasıl
yaptığım bilmesi kritiktir. Aynı işlerin standart şekilde tekrarlanabilmesi için
işlerin nasıl yapıldığının bilinmesi gerekir. McDonald’s gibi zincir
girişimciliği örneklerinde, işlerin nasıl yapıldığı çok daha ayrıntılı
bilinir. Dünya çapında standart ürünler ortaya koyabilen bir marka olabilmek için
bütün parçaları ve süreçleri çok ayrıntılı tanımlamak gerekiyor. Aslında
değişim ve iyileştirmenin başında da ölçme vardır. Son 20 yılın sloganı haline
gelen; “Ölçmediğini iyileştiremezsin” sözüdür. Bu söz aslında ölçülen
şeyin iyileştirilerek orada kalacağı varsayımını da içeriyor, belki de daha
uygun bir söz; “Ölçmediğini değiştiremezsin.”
Finans yönetimi
Finans
yönetimi alanı, işletmelerin işle ilgili bilgilerini değil (işi finans olanlar
hariç), ama yaşamsal bilgilerinin yönetildiği yerdir. Bugün Türkiye’de pek çok
şirketin krize girme nedeni, finans yönetimindeki başarısızlığıdır. Finans
yönetimindeki başarısızlık, bazen nakit akışıyla ilgili olur, bazen katlanılan
finans maliyetleriyle ilgili olur.
Bütün
bunlarla birlikte, bugün rekabet üstünlüğü açısından bilgi yönetimi,
işletmelerin gelişmek zorunda olduğu; akıl, çaba, kaynak ve zaman harcaması gereken
kritik bir alana dönüşmüştür.
Kaynak : Melih ARAT, Önce Kalite Dergisi,Sayı
37,Mayıs-Haziran 2000, 5mworld online dergi
|